Berikut adalah beberapa tips dan trik dalam mengelola invoice agar lebih efisien, terutama dalam pemilihan tinta, kertas, dan sistem hybrid:
1. Pemilihan Tinta
- Tinta Tahan Lama: Pilih tinta yang memiliki daya tahan tinggi terhadap pudar dan air, terutama jika invoice harus disimpan dalam jangka panjang. Tinta berbasis pigmen lebih tahan lama dibanding tinta berbasis dye.
- Tinta Hemat Biaya: Untuk volume cetak yang tinggi, pertimbangkan menggunakan tinta yang lebih ekonomis, seperti tinta refill atau tinta kompatibel yang sering kali lebih murah namun masih memberikan hasil yang memadai.
- Kualitas Warna: Untuk invoice yang lebih formal, gunakan tinta hitam yang pekat dan tajam agar terlihat lebih profesional.
2. Pemilihan Kertas
- Kertas HVS Berkualitas: Untuk cetakan invoice standar, pilih kertas HVS dengan ketebalan 70-80 gsm yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal sehingga tetap nyaman untuk diproses oleh printer inkjet atau laser.
- Kertas Karbon atau Kertas Dua Lapisan: Jika Anda memerlukan salinan untuk arsip atau untuk pengiriman kepada pelanggan, pertimbangkan menggunakan kertas karbon atau kertas dua lapisan untuk menghasilkan salinan secara otomatis saat menulis.
- Kertas Berlogo atau Berwarna: Untuk menambah kesan profesional atau branding, Anda bisa memilih kertas dengan watermark atau berwarna tertentu yang sesuai dengan citra perusahaan.
3. Sistem Hybrid (Percetakan + Printer Sendiri)
- Cetak Desain di Percetakan: Jika Anda memiliki desain khusus untuk invoice (misalnya logo perusahaan, elemen desain, atau watermark), Anda bisa mencetak desain tersebut di percetakan. Percetakan profesional bisa mencetak dengan kualitas yang lebih tinggi dan rapi, serta menghemat biaya printer Anda.
- Cetak Isi Invoice di Printer Sendiri: Setelah desain dicetak di percetakan, Anda bisa mencetak detail invoice seperti nama pelanggan, jumlah, tanggal, dan informasi lainnya menggunakan printer pribadi Anda. Ini lebih efisien dan fleksibel, terutama jika data invoice sering berubah.
- Gunakan Software untuk Otomatisasi: Gunakan software pembuat invoice untuk mengisi informasi secara otomatis berdasarkan data yang sudah Anda masukkan sebelumnya. Dengan cara ini, Anda dapat menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan ketik.
- Pertimbangkan Pengiriman Digital: Jika pelanggan menerima invoice secara digital, Anda bisa menghindari biaya cetak dan pengiriman dengan mengirimkan invoice dalam format PDF yang telah dihasilkan melalui sistem ini.
Dengan memadukan percetakan eksternal untuk elemen desain dan penggunaan printer sendiri untuk informasi yang dapat berubah, Anda dapat menghemat biaya dan waktu sekaligus menjaga kualitas tampilan invoice.